BERGHOFF rüstet sich für die Einführung eines DMS

  • Bedeutung / Was ist ein DMS?

Der Begriff DMS ist eine Abkürzung für ein Dokumentenmanagementsystem. Dieses verwaltet Dokumente, wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Mahnungen, Zeugnisse, Fertigungsdokumente, etc. in digitaler Form nach einem einheitlichen Standard in einer Datenbank.

Dabei werden auch Dokumente in Schriftform über einen Scanner erfasst und in gleicher Art und Weise verwaltet. Des Weiteren bezieht sich das DMS immer nur auf ein Originaldokument, um rechtssicher und indexkonformes Arbeiten mit den Dokumenten zu ermöglichen. Gleichzeitig werden redundante Daten „wilde Kopien“ verhindert und der Speicherbedarf deutlich reduziert.

Ein weiterer großer Vorteil liegt darin, dass die Dokumente verschlagwortet werden, welches die Recherche nach Dokumenten enorm erleichtert.

 

  • Warum möchte BERGHOFF ein DMS einführen?

BERGHOFF befindet sich derzeit in der Planungs- und Entwicklungsphase für die Einführung eines DMS, um eine einheitliche und standardisierte Dokumentenablage zu schaffen und letztendlich den Kundenordner im Laufwerk „S“ (unser zentrales Laufwerk) aus der Nutzung zu nehmen.

Darüber wird der Verwaltungsaufwand der Dokumente deutlich vereinfacht, der Zeitaufwand für Dokumentensuche erheblich reduziert und ein konsequentes datum- bzw. indexbasiertes Arbeiten mit Dokumenten ermöglicht.

Zum Beispiel würden dann Eingangsrechnungen von Lieferanten automatisch durch das DMS erfasst und dem Auftrag oder Vorgang automatisch zugewiesen.

 

  • Mehrwert für BERGHOFF

Für BERGHOFF würde das DMS eine schnellere und präzisere Arbeit mit externen und internen Dokumenten sowie die Reduzierung von Fehlern durch manuelle Übertragungsfehler ermöglichen.

Durch die ausschließliche Nutzung eines Originaldokuments reduziert sich der Speicherplatzbedarf erheblich.

 

  • Wo würde BERGHOFF das DMS einsetzen?
    • Einkauf (hier würde auch die erste Testphase erfolgen)
    • Logistik
    • Buchhaltung
    • Vertriebsinnendienst
    • Vertrieb
    • Fertigung
    • QS

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